会議の時間について
こんにちは、旅人先生Xです。
今回は、会議の時間についての記事になります。
学校で働いている方や会社で働いている方向けの内容になるかと思います。
先日、会議でしこたま時間がかかった割には、あまり生産的でなかったと感じ、会議の時間について自分なりに考えてみようと思いました。
自分なりに会議は、こうしたらいいんじゃないと思うことを４つに分けてかいていきます。
では、はじめます。
目次は以下の通りです。
①会議ってそもそもなんのためにするの？
会議についてコトバンクで調べてみると
合議体の構成員が一堂に会し，一定の事項 (議題) について，互いに意見と情報を交換し合って審議を行い，最良の施策を見出そうとする会合またはそのための組織をいう。集団成員に単に意見を開陳する機会をつくるためや，上司が命令やその他の情報を伝達するためだけに部下を招集したような会合は，本来の意味の会議ではない。
とあります。
なんだかややこしいですね。
私なりに解釈すると会議は、議題について意見を出し合い、意見や情報を共有して、よりよい方策を決めていくというものだと思いました。
また、意見を言い合うだけや、命令や情報を伝達するだけの場合は、本来の意味の会議ではないということも読み取れました。
ご自分の所属している場所の会議を振り返ってみて、いかがでしょうか。
私の場合は、会議があまり本来の意味の会議ではないように感じました。
個人的には、命令や情報伝達の側面が強すぎるように思っています。
出来レースのような形式的な会議は、時間がもったいないと思うので、議論する内容を選んで、実施するのが大切なように感じます。
学校の場合、会議に参加する人数が５０人規模になることもあり、議論をする際に、意見の集約等をするにも個々が発言しているとかなり時間がかかるという特徴があります。
本来の意味の会議をするためにも、会議の効率化はとても大切だと考えました。
効率化について考える前に、効率的でない会議のデメリットについてちょっと触れてみたいと思います。
②効率的でない会議のデメリット
効率的でない会議の最大のデメリットは、時間のロスだと思います。
時間は、とても貴重だということは誰もが知っていると思います。
強制的に拘束されて、効率が悪いのは、もはや拷問だと感じます。
人数が多ければ多いほど、時間のロスは、悪い影響がでます。
ですので、大規模な会議で、時間のロスをするのは、全体の生産性が下がって、とてももったいないと心底思います。
また、精神的にも良い影響があるとは言えないと思います。
時間をロスしていることを感じると、会議に対してフラストレーションがたまっていき、更に悪循環です。
ちょっと考えただけでも、こうした決定的なデメリットが思いつきます。
なんとか効率化できないものか、現状を加味して考えてみたいと思います。
③会議時間を効率化するためには？
会議の時間で圧倒的に時間をくっているのは、個々が意見を発言することです。
しかし、会議ですから意見を出さなければ、本末転倒です。
ですので、意見の集約の仕方を工夫すべきかと思います。
これをするだけでも、かなり会議の時間が短縮されます。
多くの人に発言の機会がないとかなり不公平ですし、参加している意味も薄れます。
何かいい方法はないかと考えてみました。
思いついた対策としては、
1 PCなどで、意見を即時集約する。
２ 議題が公開できるものの場合は、事前に周知して、意見を収集しておく
といったものが簡単にできて良いのではないかと思いました。
挙手制の発言だと共有できる意見に限りがでがちですし、時間もかかりますが、この２つの方法ですと、時間も大幅に短縮できるはずです。
また、意見を出す意志さえあれば、ちゃんと意見を出すことができるかと思います。
学校では、正直な所、こうした環境は整っているのですが、なかなか実現できていないのが実情です。【やっているところもあると思いますが…】
やらない手はないと思うので、なんとか実現させてみたいところです。
この記事をお読みの先生や、会社員の方は、ご自分の所属先の会議は、どうでしょうか。
効率よくやれているでしょうか？
ぜひ、教えていただきたいです。
④自分にできること
最後に、一所属員である自分にできることは何かについて考えてみます。
私は、考えてみたのですが、今の自分にできる会議の効率化へ向けた取組は、１つしか思いつきませんでした。
それは、提案をすることです。
②で書いたようなアイディアを会議をする人たちと一緒に話し合うようにすれば、少なからず現状は動き始めるのではないかと思いました。
以前、ペーパーレス化の話をした際も、真摯に受け止めて、実際に実現してもらえました。
問題意識をもっていて、アイディアもあるのなら、相談したほうがいいなと思います。
相談することで、相手側が抱えている課題や問題意識も共有できると思うので、実際に、やってみようと思います。
行動もせずに、ぐちぐち言っていては、いけないですもんね。
旅人先生X、しっかりと行動することをここに誓います。
みなさんも問題意識があるならば、改善のアイディアを考えて、提案してみませんか？
もしかしたら、良い方向に変わるかもしれません。
現状維持しても、あまりメリットは、ないですから行動一択ですね。
もしも、１人では難しい場合は、仲間を集めて提案するようにするのも良いかもしれません。
ぜひ、一緒に頑張っていきましょう！！
以上、会議の時間について考えたことでした。
今回もお読みいただきありがとうございました。
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